Отчеты и автоматизации · Финансовый директор, главный бухгалтер, владелец

Каждому должнику письмо с его суммой, по расписанию, без программиста

Рассылка по должникам это либо доработка у программиста, либо день сотрудника в Excel: выгрузить долги, разбить по клиентам, написать письма. Помощнику в 1С задачу описывают словами один раз, дальше рассылка идет по расписанию, а список должников собирается заново

Кейс модельный: типовая ситуация и расчет объема работы по ставкам рынка, без данных конкретного клиента. Источники цифр внизу страницы

менеджеры разруливают ситуацию по факту просрочек

блог Grotem (вендор), статья об управлении дебиторской задолженностью, дата не указана

Крупным компаниям сейчас гораздо выгоднее до последнего оттягивать срок оплаты контракта

Андрей Шубин, Опора России, Ведомости, 24.11.2025

Раньше

Каждый понедельник бухгалтер выгружает отчет по дебиторке, фильтрует по клиентам, копирует суммы в письма и отправляет сорок писем. К среде часть сумм уже неактуальна, а кому-то письмо ушло после оплаты.

Второй вариант это доработка у программиста: техническое задание, ожидание, часы. Следующая правка текста письма снова к нему. Поэтому напоминания отправляют, когда просрочка уже большая, и менеджеры разбираются по факту.

Что настраивается

Просим помощника в 1С словами: «собери клиентов с просроченной дебиторкой, по каждому сумму и дни просрочки»; он находит данные в базе и показывает выборку
Собираем по каждому клиенту свой файл pdf с его суммами и реквизитами для оплаты, с оформлением вместо плоской таблицы
Отправляем каждому клиенту письмо с его файлом, с вашего почтового ящика средствами 1С; первую рассылку разумно отправить себе и посмотреть, как она выглядит
Сохраняем цепочку как автоматизацию и ставим на «каждый понедельник 9:00»: шаг запоминает способ выполнения, а список должников собирается заново при каждом запуске, поэтому тем, кто уже заплатил, письмо не уйдет
Держим барьер: шаг, который что-то меняет в базе, проходит тест на первой строке с откатом и подтверждение, поэтому команда «запусти автоматизацию» из Telegram сама ничего не ломает

Теперь

В понедельник в Telegram приходит строка: рассылка выполнена, столько-то писем, столько-то клиентов, общая сумма просрочки. Дальше по неделям видно, как эта сумма меняется.

Бухгалтер больше не выгружает отчет и не пишет письма руками. Поменять текст письма или добавить колонку можно словами, без заявки программисту.

Как это выглядит на практике

Список должников устаревает быстрее, чем бухгалтер успевает его разослать: выгрузка в понедельник, сорок писем во вторник, к среде часть сумм уже другая, а кому-то письмо ушло после оплаты. Второй путь это доработка у программиста: техническое задание, ожидание, часы, и при каждой правке текста письма снова к нему.

С помощником в 1С то же самое описывается разговором: «собери клиентов с просроченной дебиторкой, по каждому сумму и дни просрочки, сделай каждому pdf с его суммами и реквизитами для оплаты, отправь письмом». Помощник находит данные в базе, показывает выборку, собирает файлы и отправляет письма с вашего почтового ящика средствами 1С. Первую рассылку разумно отправить себе и посмотреть, как выглядят письмо и файл.

Цепочку шагов можно сохранить как автоматизацию и поставить на расписание. Шаг запоминает способ выполнения, а не результат: список должников собирается заново при каждом запуске, поэтому тем, кто уже оплатил, письмо не уйдет.

Тем же способом собирается отчет для одного получателя: «каждое утро присылай мне остатки по складу файлом в Telegram». Помощник сохраняет цепочку, и файл xlsx приходит по расписанию.

Что видит сотрудник

Бухгалтер открывает карточку автоматизации: шаги по порядку, расписание, последний запуск, отчет о доставке. Отчет о доставке пишет обработка по подтверждению почтового сервера, без участия ИИ, поэтому слово «отправлено» означает отправлено. Поменять текст письма или добавить колонку бухгалтер может сам, словами, без заявки программисту.

Что видит руководитель

В понедельник в Telegram приходит строка: рассылка выполнена, столько-то писем, столько-то клиентов, общая сумма просрочки. По неделям видно, как эта сумма меняется. Команда «запусти автоматизацию» из Telegram ставит цепочку в очередь, 1С забирает ее за секунды.

Частые вопросы

Что будет, если автоматизация отправит письмо не тому? Шаг, который что-то меняет в базе или уходит наружу, проходит тест на первой строке с откатом и кнопку подтверждения. Список получателей виден до отправки.

Это только про дебиторку? Нет. Тем же способом собирается любая выборка и рассылка: остатки по складу заведующему, отчет по продажам собственнику или напоминание клиентам о том, что договор скоро кончится. Блок автоматизаций появился в системе в конце августа 2026 года.

С какого адреса уходят письма? С почтового ящика компании, настроенного в 1С. Пароль лежит в защищенном хранилище. Если ящик не настроен, система откажется отправлять и скажет об этом прямо.

Нужен ли программист? Не нужен. Конфигурация не меняется, обработка открывается через «Файл, Открыть», сценарий описывается словами.

Во что это обходится

Функция	Руками	С системой
Еженедельная рассылка 40 писем должникам с их суммами	выгрузить, свести, написать: около 3 часов в неделю, около 13 часов в месяц; по ставке оператора 1С около 350 ₽/час по окладу, с взносами около 480 ₽ это около 4 500 ₽ в месяц, по ставке бухгалтера дороже; или заказ доработки у программиста: ТЗ, ожидание, часы, и снова к нему при каждой правке	описали словами один раз, дальше по расписанию, в тарифе
Список должников	устаревает к моменту отправки, письмо уходит тому, кто уже оплатил	собирается заново при каждом запуске
Масштаб	31% малых и средних компаний имели существенную просроченную дебиторку в декабре 2025 (индекс RSBI)	напоминание каждому должнику без участия сотрудника

Откуда цифры: 3 часа в неделю: допущение ОКК для 40 писем. Оператор 1С: медиана 60 000 ₽ в месяц по вакансиям ГородРабот.ру, август 2026, норма 164 часа в месяц по производственному календарю 2026. Рассылка дебиторки каждому клиенту отдельным письмом с его суммой: сценарий блока автоматизаций, вышедшего в конце августа 2026